Документ предоставлен КонсультантПлюс 2016 год
ЕЖЕГОДНЫЙ ОСНОВНОЙ ОПЛАЧИВАЕМЫЙ ОТПУСК
1.1. Понятие ежегодного основного оплачиваемого отпуска
В соответствии со ст. 107 ТК РФ отпуск является одним из видов времени отдыха. Отпуск — это предоставляемое работнику ежегодное время отдыха, оплачиваемое работодателем, у которого трудится работник. В течение данного периода времени работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
Нормы Трудового кодекса РФ соответствуют практически всем положениям Конвенции N 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» (ратифицирована Федеральным законом от 01.07.2010 N 139-ФЗ), вступившей в силу для Российской Федерации 6 сентября 2011 г., в части предоставления оплачиваемых отпусков.
1.2. Возникновение права на ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, абз. 6 ч. 1 ст. 21 ТК РФ).
Право на отпуск возникает у работника независимо от типа работодателя (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо), степени занятости работника (полное или неполное рабочее время), места выполнения трудовых обязанностей (по месту нахождения работодателя или на дому), формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора и иных обстоятельств.
Отпуск предоставляется всем работникам, в том числе:
— работающим по совместительству (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
— сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);
— лицам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
— надомникам (ч. 4 ст. 310 ТК РФ);
— дистанционным работникам (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).
Следует помнить, что отпуск не предоставляется лицу, которое выполняет работу на основании гражданско-правового договора (абз. 4 ч. 8 ст. 11 ТК РФ).
На время отпуска за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).
Уволить по инициативе работодателя работника, находящегося в отпуске, нельзя (кроме случаев ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Работник во время нахождения в отпуске может подать заявление об увольнении по собственному желанию и расторгнуть трудовой договор.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Однако по договоренности сторон отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Отдельным категориям работников, указанным в ч. 3 ст. 122 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (графиком отпусков), установленной у данного работодателя. Это следует из ч. 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ. Отдельным категориям работников ежегодный основной оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ) или в иные периоды, установленные законом.
В соответствии со ч. 1 ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Нередко работники кадровых служб и бухгалтеры полагают, что отпуск предоставляется за каждый календарный год, однако это неверно, поскольку исходя из смысла ч. 3 ст. 124 ТК РФ отпуск предоставляется работникам за каждый их рабочий год. Это также косвенно подтверждается письмами Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1 и от 08.06.2007 N 1921-6.
Следовательно, началом периода, за который работнику предоставляется отпуск, будет не 1 января, а день поступления на работу.
Как предоставляется отпуск работнику — внутреннему совместителю?
Если работник работает у одного и того же работодателя по основному месту работы и по внутреннему совместительству, то ему предоставляются ежегодные отпуска по обеим должностям одновременно (ч. 1 ст. 286, ч. 2 ст. 287 ТК РФ). Продолжительность ежегодного отпуска по основному месту работы может быть больше, чем по совместительству. В данном случае совместитель вправе взять отпуск без сохранения заработной платы на такое количество дней, которое составляет разницу этих отпусков (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).
Отпускные должны начисляться за каждый из отпусков (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).
Как действовать работодателю, если в период ежегодного оплачиваемого отпуска у работницы возникло право на отпуск по беременности и родам?
Если в период ежегодного оплачиваемого отпуска у работницы возникло право на отпуск по беременности и родам, то работодателю в силу ч. 1 ст. 255 ТК РФ необходимо будет оформить его на основании заявления и листка нетрудоспособности, выданного по установленной форме (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н). В этом случае отпуск по беременности и родам будет предоставлен с даты, которая указана в листке нетрудоспособности.
Оставшаяся часть ежегодного оплачиваемого отпуска предоставляется по общим правилам продления или перенесения отпуска (ст. 124 ТК РФ).
Если женщина пожелает полностью использовать свой ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам ей нужно будет предоставить со дня, следующего за днем окончания ежегодного отпуска (ст. 260 ТК РФ). Основанием для предоставления отпуска по беременности и родам являются указанные выше документы (ч. 1 ст. 255 ТК РФ).
1.3. Как исчислить стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Периоды, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
— время фактической работы;
— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Продолжительность рабочего дня и рабочей недели при исчислении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск, значения не имеет. Лица, работающие в режиме неполного рабочего времени, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск на тех же условиях, что и выполняющие аналогичную работу с нормальной продолжительностью рабочего времени.
Включается ли время нахождения в отпуске по беременности и родам в стаж работы, дающий право на предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска?
Да, включается.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (п. 4 ст. 5 Конвенции МОТ N 132, ст. 121 ТК РФ).
Включается ли в стаж работы, дающий право на предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска, период, когда работник находился в отпуске по уходу за ребенком, но при этом работал на условиях неполного рабочего времени?
Да, включается.
Если работник, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени, этот период включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Для использования такого отпуска работнику необходимо прервать отпуск по уходу за ребенком, поскольку одновременное нахождение в двух отпусках, предоставляемых по разным основаниям, Трудовым кодексом РФ не предусмотрено (абз. 2 п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). После окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска работник может возобновить отпуск по уходу за ребенком (письма Роструда от 15.10.2012 N ПГ/8139-6-1, ФСС РФ от 14.07.2014 N 17-03-14/06-7836).
Периоды, которые не включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск
В соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, если работник в период такого отпуска не работает на условиях неполного рабочего времени.
1.4. Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска? Кому предоставляют удлиненные ежегодные основные оплачиваемые отпуска
Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).
Если в трудовой договор включено условие об отпуске менее 28 календарных дней, то оно является недействительным. В соответствии с ч. 2 ст. 9 ТК РФ трудовые договоры не могут содержать условий, ухудшающих права и гарантии работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Работникам, заключившим срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или на выполнение сезонных работ (ст. 295 ТК РФ), гарантируется предоставление отпуска в размере двух рабочих дней за каждый месяц работы.
Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 18 рабочих дней (менее установленной законом минимальной продолжительности) предоставляется администрацией организации, в которой работает осужденный, по согласованию с уголовно-исполнительной инспекцией в период исправительных работ (ч. 6 ст. 40 УИК РФ).
Как учитываются и оплачиваются выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска?
При предоставлении отпуска в календарных днях выходные включаются в число дней отпуска. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на отпускной период, в числе дней отпуска не учитываются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). К таким дням, кроме перечисленных в ч. 1 ст. 112 ТК РФ, относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации нерабочими праздничными днями (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.1997 N 125-ФЗ, разд. 2 Рекомендаций Роструда, утвержденных протоколом N 1 от 02.06.2014). При этом не имеет значения, на какой день отпуска — первый или последующий — выпадет нерабочий праздничный день.
Согласно ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Как определить дату окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней, если он предоставлен с 1 марта?
Датой окончания отпуска будет 15 марта.
В соответствии с ч. 1 ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодного основного отпуска исчисляется в календарных днях. Если на период отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то они не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Таким образом, датой окончания отпуска в данном случае будет не 14, а 15 марта. 8 марта в число дней отпуска не включается, поскольку согласно абз. 5 ч. 1 ст. 112 ТК РФ является нерабочим праздничным днем.
Как правильно посчитать количество дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, если работник написал заявление на отпуск с пятницы по понедельник включительно, а суббота и воскресенье являются его выходными днями?
Согласно ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работников исчисляется в календарных днях. В эти дни не включаются только нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска. В отношении выходных дней такого уточнения законодатель не делает.
Следовательно, если работник просит предоставить отпуск с 13-го по 16-е число, а 14-е и 15-е — это выходные дни, то отпуск составляет четыре дня. Если же работник не хочет включать выходные дни в отпуск, то ему необходимо оформлять два отдельных отпуска — на 13-е и на 16-е числа.
Следует помнить, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон (работодателя и работника) (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Если работодатель не согласен с таким делением, то на заявлении работника необходимо сделать соответствующую визу и довести это решение до сведения работника.
Работник уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 3 июня на 14 календарных дней. Один из дней отпуска совпадает с праздничным днем 12 июня. Как определить дату окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска, если в организации установлен сменный режим работы и 12 июня является рабочим днем?
Вне зависимости от режима работы, установленного в организации, датой окончания отпуска будет 17 июня, так как 12 июня в число дней отпуска не включается.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска исчисляется в календарных днях. По общему правилу нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска независимо от режима работы (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Правомерно ли требование работника о предоставлении одного дня в счет отпуска?
Если работодатель согласен предоставить отпуск такой продолжительности, то необходимо издать приказ об отпуске и ознакомить с ним работника.
В силу ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей такого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.
Соответственно, предоставление работнику отпуска продолжительностью один календарный день законом не запрещено.
Каковы особенности порядка предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска инвалидам?
Согласно ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска инвалидов увеличена и должна составлять не менее 30 календарных дней.
Таким образом, если для большинства работников предусмотрен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), то при приеме на работу инвалида в трудовой договор должно быть включено условие об установлении ему удлиненного основного отпуска (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если работник в период работы предоставляет документы о наличии у него (установлении ему) инвалидности, в трудовой договор должны быть внесены изменения, предусматривающие удлиненный основной отпуск.
Следует обратить внимание на то, что если работнику-инвалиду после прохождения переосвидетельствования группа инвалидности установлена не будет, то в трудовой договор снова необходимо внести изменения, чтобы установить отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Какими льготами в части предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска пользуются инвалиды-«чернобыльцы»?
Инвалиды-«чернобыльцы» имеют право на ежегодный очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней в удобное для них время, а также на дополнительный отпуск продолжительностью 14 дней, который оплачивается органами социальной защиты населения (п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона N 1244-1).
Удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительность которых превышает 28 календарных дней, называются удлиненными основными отпусками (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются, например:
1) работникам моложе 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
2) инвалидам — не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
3) педагогическим работникам — продолжительностью, установленной Правительством РФ. Это следует из ст. 334 ТК РФ и п. 3 ч. 5 ст. 47 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ;
4) лицам, занятым на работах с химическим оружием, — 56 и 49 календарных дней (в зависимости от группы работ с химическим оружием) в соответствии с ч. 2, 3 ст. 1, ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 N 136-ФЗ;
5) докторам наук — 48 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949). Такие отпуска вправе предоставлять научные учреждения (организации), финансируемые из федерального бюджета. Их научные работники должны занимать штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями;
6) кандидатам наук — 36 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949). Эти отпуска могут предоставлять научные учреждения (организации), финансируемые из федерального бюджета. Их научные работники должны занимать штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями;
7) государственным гражданским служащим — 30 календарных дней (ч. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ);
8) прокурорам, научным и педагогическим работникам системы прокуратуры РФ — от 30 календарных дней (ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);
9) сотрудникам Следственного комитета — от 30 календарных дней (ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ);
10) сотрудникам таможенных органов — 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно (ст. 36 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ);
11) судьям — от 30 рабочих дней (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1, п. 5 Указа Президента РФ от 14.09.1995 N 941);
12) спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований — от 30 до 40 суток в соответствии с п. 5 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ.
1.5. В каких случаях возможно перенесение ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в следующих случаях:
— при временной нетрудоспособности работника во время отпуска (период временной нетрудоспособности оплачивается в общеустановленном порядке (письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830)) (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ);
— при исполнении работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ);
— когда работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска (в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала) (ч. 2 ст. 124 ТК РФ);
— когда работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за две недели до его начала (ч. 2 ст. 124 ТК РФ);
— в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы работодателя (в этой ситуации с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год, но должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется) (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
— в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Важно! Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление его работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). За несоблюдение указанного требования работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Вправе ли работодатель перенести отпуск работника на следующий рабочий год?
Да, вправе, но только при соблюдении определенных условий.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий рабочий год при совокупности условий (ч. 3 ст. 124 ТК РФ):
— предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя);
— работник согласился перенести отпуск на следующий рабочий год.
Сроки перенесения отпуска трудовым законодательством не определены, однако согласно ч. 3 ст. 124 ТК РФ отпуск нельзя перенести, например, на два или три года, так как перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен.
1.6. Случаи продления ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается в случаях:
1) работник заболел в период указанного отпуска (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Тогда период временной нетрудоспособности оплачивается в общеустановленном порядке (письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830);
2) работник во время отпуска исполнял государственные обязанности, для которых предусмотрено освобождение от работы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Например, к таким обязанностям относятся:
— участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя (ст. 10, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 20.08.2004 N 113-ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации»);
— направление на военные сборы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»);
3) продление предусмотрено трудовым законодательством или локальными нормативными актами (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Например, в период ежегодного оплачиваемого отпуска заболел член семьи работника. Это обстоятельство не влияет на продление указанного отпуска (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2013 N АПЛ13-18, решение Верховного Суда РФ от 03.12.2012 N АКПИ12-1459).
Однако в локальном нормативном акте работодатель может предусмотреть соответствующую норму (письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1). Как следствие, болезнь члена семьи станет основанием для продления отпуска.
В указанных случаях срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169)). Если работник в связи с соответствующими обстоятельствами хотел бы перенести отпуск на другой срок, он обязан согласовать эти сроки с работодателем.
Как поступить, если в период ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику был выдан больничный лист?
Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работнику был выдан листок нетрудоспособности, то отпуск автоматически продлевается на количество дней нетрудоспособности (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Таким образом, работник имеет право выйти на работу позже даты окончания отпуска (указанной в приказе) на то количество дней, в течение которых он был болен.
Если работник получил больничный во время отпуска, он обязан немедленно уведомить об этом работодателя любым удобным способом — по почте, телефону, телеграммой и т.д. (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках). При этом желательно попросить работника представить копию больничного листа. Если работник по уважительным причинам незамедлительно не уведомил работодателя о болезни во время отпуска либо несвоевременно представил листок нетрудоспособности и самостоятельно продлил отпуск, это не может расцениваться как злоупотребление правом (Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2013 года).
Если же работник, несмотря на наличие больничного, вышел на работу сразу после даты окончания отпуска (указанной в приказе), то у работника необходимо уточнить, желает ли он продлить или перенести свой отпуск. В случае если работник желает перенести отпуск (оставшуюся часть отпуска) на другой срок, нужно попросить работника написать об этом заявление, в котором указать причину перенесения (в нашем случае — болезнь) и даты, на которые работник желает перенести отпуск (оставшуюся часть отпуска).
Срок, на который будет перенесен отпуск (оставшаяся часть отпуска), определяется работодателем с учетом высказанных в заявлении пожеланий работника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Новые даты отпуска необходимо внести в график отпусков.
Возможно ли продление отпуска, который был предоставлен с последующим увольнением, если работник во время отпуска заболел?
В случае болезни работника, находящегося в отпуске с последующим увольнением, отпуск не продляется.
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако отпуск на число дней болезни не продляется (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).
1.7. В каких случаях возможен отзыв работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска допускается только с согласия работника, причем неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ, п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, работодатель вправе определить их самостоятельно.
Кого нельзя отозвать из отпуска?
Часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Работников, относящихся к указанным категориям, нельзя отозвать из отпуска даже при наличии их согласия. Если работодатель все же отзовет их из отпуска, то при обнаружении данного факта контролирующими органами он может быть подвергнут административному наказанию в виде штрафа на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
1.8. Как оплачиваются проезд к месту отпуска и провоз багажа работающим на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях
Работодатель обязан один раз в два года компенсировать лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стоимость оплаты проезда и провоза багажа в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно (ч. 1 ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1). Указанные расходы компенсируются работнику только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).
Право на компенсацию таких расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации, т.е. по истечении шести месяцев непрерывной работы в ней (ч. 2 ст. 122, ч. 1 ст. 325 ТК РФ).
Размер, условия и порядок компенсации работникам расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно различаются в зависимости от категории работодателей и устанавливаются следующими документами:
— нормативными правовыми актами Правительства РФ — если работодателем является федеральный государственный орган или учреждение, а также государственный внебюджетный фонд РФ (ч. 5 ст. 325 ТК РФ). В частности, нормативным правовым актом, регулирующим порядок, размер и условия компенсации расходов в данном случае, является Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 N 455;
— нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ — если работодателем является государственный орган субъекта РФ, территориальный фонд обязательного медицинского страхования или государственное учреждение субъекта РФ (ч. 8 ст. 325 ТК РФ);
— нормативными правовыми актами органов местного самоуправления — если работодателем является орган местного самоуправления или муниципальное учреждение (ч. 8 ст. 325 ТК РФ);
— коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами — у других работодателей. Это следует из ч. 8 ст. 325 ТК РФ. Верховный Суд РФ в том числе с учетом выводов, содержащихся в Постановлении Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 N 2-П, отметил, что данные работодатели вправе установить в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре размер, условия и порядок предоставления работникам указанной компенсации в объеме, отличном от предусмотренного в соответствующих нормативных правовых актах для лиц, работающих у перечисленных выше работодателей. При этом необходимо учитывать целевое назначение такой компенсации — максимальное обеспечение возможности выезда работника за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления (Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 2 (2016), утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 06.07.2016).
Мнение Верховного Суда РФ по некоторым вопросам, касающимся компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, отражено также в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014.
Работникам федеральных государственных органов и учреждений, государственных внебюджетных фондов РФ работодатель по основному месту работы оплачивает (ч. 2, 7 ст. 325 ТК РФ):
— стоимость проезда в пределах территории РФ к месту проведения отпуска работника и обратно (ч. 2 ст. 325 ТК РФ). Такие работники могут пользоваться любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным. Проезд работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно оплачивается по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем (ч. 3 ст. 325 ТК РФ);
— стоимость провоза багажа весом до 30 кг;
— стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска (ч. 2 ст. 325 ТК РФ). Отметим, что обязанность работодателя по возмещению работнику расходов на проезд и провоз багажа работающих членов его семьи в ст. 325 ТК РФ не предусмотрена, поэтому в случае компенсации указанных расходов таким лицам выплаты работодателя подлежат обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 18.11.2009 N 03-04-06-01/300).
Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные с использованием ежегодного основного оплачиваемого отпуска, один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Такие выплаты являются целевыми и не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату данных расходов (ч. 6 ст. 325 ТК РФ).
- Как предоставить работнику ежегодный основной оплачиваемый отпуск
как определяется очередность предоставления отпусков?
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Шаг 1. Как уведомить работника о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Поскольку законом не установлены требования к порядку и форме извещения, на практике применяются следующие способы:
— в форму N Т-7 вносят изменения, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска;
— работодатель ведет журнал извещения работников о датах начала отпусков;
— работнику каждый раз перед началом отпуска направляют уведомление, с которым он должен ознакомиться под подпись. Унифицированной формы уведомления нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.
Аналогичное мнение выражено в письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1.
Обращаем внимание на то, что дистанционного работника можно уведомить о начале отпуска и получить от него подтверждение об уведомлении путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными электронными подписями обеих сторон. Это следует из совокупности норм ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ, ст. ст. 5, 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Шаг 2. Как оформить приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска и составить записку-расчет
Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). На практике форма N Т-6 применяется для оформления отпуска одного работника, а при оформлении отпуска нескольким работникам — форма N Т-6а.
В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск. Периодом работы является рабочий год.
Например, работник устроился на работу 5 мая 2015 г. С 3 августа ему был досрочно предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В приказе следует отразить, что данный отпуск предоставляется работнику за период работы с 5 мая 2015 г. по 4 мая 2016 г.
В разд. «А» формы N Т-6 (графах 5, 9, 10, 11 формы N Т-6а) следует указать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
В разд. «В» формы N Т-6 указывается общая продолжительность отпуска.
Если основной отпуск предоставляется без дополнительного, то оформлять разд. «Б» (графы 6, 9, 10, 11 формы N Т-6а) не нужно.
Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись. Если работник отказывается ставить свою подпись, то работодателю следует подготовить соответствующий акт.
Дистанционного работника можно ознакомить с приказом путем обмена с ним электронными документами с цифровыми подписями обеих сторон (ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ, ст. ст. 5, 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Как оформить приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска, если в текущем году работник решил воспользоваться отпусками за предыдущие годы?
Если в текущем году работник решил воспользоваться неиспользованными отпусками за предыдущие годы, то в приказе о предоставлении отпуска можно указать все периоды, за которые он предоставляется. Поскольку унифицированными формами N Т-6 и N Т-6а не предусмотрено перечисление нескольких периодов, работодатель может внести в данные формы дополнительные реквизиты, издав соответствующий приказ (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).
Как заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска?
Записка-расчет необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска и составляется заранее, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Она оформляется по унифицированной форме N Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
На первом листе указываются номер и дата составления записки-расчета, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.
В разд. «А» следует отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Первую страницу подписывает работник кадровой службы, при этом должна быть указана его должность, а также иметься расшифровка подписи.
Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате.
Расчет и выплата отпускных
В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.
Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Второй лист записки-расчета подписывается бухгалтером (с расшифровкой подписи).
Шаг 3. Как рассчитать и выплатить отпускные
В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В то же время в названной статье не определено, какие дни учитываются при расчете — календарные или рабочие. Роструд в письме от 30.07.2014 N 1693-6-1 указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях.
Если день оплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, работодателю рекомендуется произвести выплату отпускных накануне или в более ранний срок (ч. 8. ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).
Например, если отпуск предоставляется работнику с 24.08.2016, отпускные рекомендуется выплатить не позднее 19.08.2016 (пример приведен для пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями).
Что необходимо учитывать работодателю при несвоевременной выплате отпускных?
Выплата отпускных позднее установленного ч. 9 ст. 136 ТК РФ срока является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а в случае повторного аналогичного нарушения — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Обращаем внимание на то, что отсутствие вины работодателя в нарушении срока выплаты отпускных (например, работник попросил предоставить внеплановый отпуск за день до его начала) не освобождает его от указанной ответственности, поскольку исключений из правил, предусмотренных ч. 9 ст. 136 ТК РФ, нет. Это разъяснил Минтруд России в письме от 26.08.2015 N 14-2/В-644.
Если избежать ситуации с несвоевременной выплатой отпускных не удалось, то независимо от наличия вины работодателя их необходимо выплатить с учетом процентов (денежной компенсации) в соответствии со ст. 236 ТК РФ.
Для определения суммы отпускных необходимо средний дневной заработок работника умножить на количество дней (календарных или рабочих) ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ, абз. 4 п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение)).
Например, работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Средний дневной заработок составил 1800,00 руб. Следовательно, сумма отпускных, которая должна быть выплачена за весь период отпуска, — 25 200,00 руб. (1800,00 руб. x 14).
Как определить базу для расчета отпускных
Виды выплат, которые учитываются при определении среднего заработка для расчета отпускных, перечислены в пп. «а» — «о» п. 2 Положения. К ним относятся все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников выплат. Это следует из ч. 2 ст. 139 ТК РФ, абз. 1 п. 2 Положения.
Минтруд России в письме от 15.10.2015 N 14-1/В-847 разъясняет, в частности, как при расчете среднего заработка учитывать премии по показателям эффективности деятельности работника, а также ежеквартальные премии.
Отметим, что в базу для расчета отпускных не включаются выплаты, предусмотренные п. 3 Положения.
Согласно данной норме при расчете не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и т.п.), т.е. выплаты, которые не соответствуют понятию заработной платы, содержащемуся в ч. 1 ст. 129 ТК РФ (письмо Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105). При этом, по мнению Минтруда России, к выплатам социального характера относятся и доплаты между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности (письмо Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105).
Помимо выплат, перечисленных в п. 3 Положения, в базу для расчета отпускных не включаются суммы выплат за периоды, указанные в п. 5 Положения.
С учетом пп. «а» п. 5 Положения к таким выплатам относится, например, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска, поскольку эти дни исключаются из расчетного периода. Аналогичный вывод содержится в письме Минтруда России от 15.04.2016 N 14-1/В-351.
Кроме того, в письме от 13.08.2015 N 14-1/В-608 Минтруд России отметил, что при исчислении среднего заработка не учитываются суммы, начисленные за время нахождения работника в служебной командировке.
Между тем в письме от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105 Минтруд России указал, что доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка, если системой оплаты труда предусмотрена такая выплата (с отражением в трудовом договоре) и она включена в фонд оплаты труда и учитывается при определении сумм страховых взносов в ФСС РФ и ПФР.
Как учесть повышение окладов при определении среднего заработка для расчета отпускных
Если в организации, ее филиале или структурном подразделении повышаются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, средний заработок работника должен быть проиндексирован в соответствии с п. 16 Положения.
Как разъяснил Минтруд России, корректировка среднего заработка в рассматриваемом случае осуществляется при условии, что тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение повышают всем работникам организации, филиала или структурного подразделения (письмо от 12.05.2016 N 14-1/В-447).
Как определяется средний дневной заработок при расчете отпускных
Средний дневной заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы работника за расчетный период на 12 и на 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения). Указанные числа имеют следующие значения:
— 12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения). Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале — по 28-е (29-е) число) включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ);
— 29,3 — среднемесячное число календарных дней.
Например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставлен с 06.04.2016. Заработная плата, начисленная работнику за расчетный период с 01.04.2015 по 31.03.2016, составила 540 000,00 руб. (45 000,00 руб. x 12 мес.). Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1535,84 руб. (540 000,00 руб. / 12 / 29,3).
Иной порядок расчета среднего дневного заработка установлен для работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях. К ним относятся, в частности, лица, заключившие трудовые договоры на срок до двух месяцев либо для выполнения сезонных работ (ст. ст. 291, 295, ч. 5 ст. 139 ТК РФ).
В этом случае нужно сумму фактически начисленной зарплаты разделить на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения).
Например, с работником заключен срочный трудовой договор для выполнения сезонных работ на период с 01.06.2016 по 02.09.2016. Очередной ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен с 19.08.2016 на четыре рабочих дня. Заработная плата, начисленная работнику за июнь и июль, составила 30 000,00 руб. Число рабочих дней за указанный период по календарю шестидневной рабочей недели — 51. Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 588,24 руб. (30 000,00 руб. / 51).
Как рассчитать отпускные при отсутствии заработка в расчетном периоде
Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный, либо этот период состоял из времени, которое в соответствии с п. 5 Положения исключается из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному. Это следует из п. 6 Положения. Аналогичное мнение изложено в письме Минтруда России от 25.11.2015 N 14-1/В-972. Хотя в данном письме Минтруд России разъясняет о применении п. 6 Положения при расчете среднего заработка для оплаты времени прохождения работником медицинского осмотра, полагаем, что эти разъяснения можно учитывать и при расчете отпускных. Такой вывод следует из анализа ст. ст. 114, 185, ч. 1 ст. 139 ТК РФ, п. п. 1, 6 Положения.
В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, в котором ему предоставляется отпуск. Такой вывод можно сделать на основании п. 7 Положения.
В ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления отпуска, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада). Данный вывод следует п. 8 Положения.
Как произвести расчет и выплату денежного содержания за период ежегодного основного оплачиваемого отпуска (отпускных) федеральным государственным гражданским служащим?
Выплата денежного содержания федеральным государственным гражданским служащим за ежегодный оплачиваемый отпуск (далее — отпускные) производится не позднее чем за 10 календарных дней до начала отпуска (ч. 10 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Например, если отпуск предоставляется работнику с 01.09.2015, отпускные нужно выплатить не позднее 21.08.2015.
Правила исчисления денежного содержания федеральных гражданских служащих утверждены Постановлением Правительства от 06.09.2007 N 562 (далее — Правила исчисления).
Для расчета отпускных необходимо разделить исчисленное денежное содержание работника на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) и умножить на количество календарных дней отпуска (абз. 2 п. 6 Правил исчисления).
Например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется с 01.09.2015 по 14.09.2015 на 14 календарных дней. Ежемесячное денежное содержание составляет 31 947,07 руб. Следовательно, сумма отпускных за весь период отпуска равна 15 264,81 руб. (31 947,07 руб. / 29,3 календ. дн. x 14 календ. дн.).
Ежемесячное денежное содержание работника складывается из следующих показателей:
— 6975,09 руб. — должностной оклад;
— 1596,71 руб. — оклад за классный чин;
— 697,51 руб. — 10-процентная надбавка за выслугу лет;
— 8370,11 руб. — 120-процентная надбавка за особые условия гражданской службы;
— 12 450,00 руб. — ежемесячное денежное поощрение;
— 714,32 руб. — 1/12 материальной помощи за 12 предшествующих отпуску месяцев;
— 1143,33 руб. — 1/12 премий за 12 предшествующих отпуску месяцев.
Шаг 4. Оформление личной карточки при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
В разд. VIII личной карточки работника, оформляемой по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), вносится запись о том, что отпуск является ежегодным основным оплачиваемым, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска). С внесенной в личную карточку записью знакомить работника не нужно.
Шаг 5. Ведение табеля учета рабочего времени в период ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника
В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».
- Как перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск (в том числе при выдаче больничного)
Шаг 1. Как оформить заявление о перенесении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Работник должен написать заявление о перенесении отпуска с указанием причины, количества дней, даты начала и окончания отпуска. К данному заявлению необходимо приложить документы, на основании которых отпуск должен быть перенесен. Это может быть, например, листок нетрудоспособности или документ, подтверждающий исполнение государственных обязанностей во время отпуска, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы.
Если отпуск переносится вследствие неисполнения (несвоевременного исполнения) работодателем обязанности по оплате отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ), предупреждению работника о времени начала отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ), предоставлению отпуска (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), то в заявлении просто указываются причины перенесения отпуска и никаких документов прикладывать не нужно. На основании данного заявления работодатель издает приказ о перенесении отпуска и ставит в графике отпусков фактические даты отпуска в соответствии с приказом.
Шаг 2. Как издать приказ о перенесении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Перенесение отпуска оформляется приказом, составленным в произвольной форме. В приказе следует указать причины перенесения и даты начала и окончания отпуска. Если работник еще не определился с датами, необходимо написать, что даты переносимого отпуска будут определены на основании дополнительного заявления работника.
Шаг 3. Оформление личной карточки при перенесении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Отпуска, предоставляемые работнику в период работы у данного работодателя, учитываются в разделе личной карточки (форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Если отпуск переносится после заполнения соответствующего раздела личной карточки работника, то внесенная информация требует корректировки для правильного подсчета неиспользованных дней отпуска и указать количество фактически использованных дней отпуска.
Поскольку порядок внесения изменений в раздел «Отпуск» не установлен, на практике могут быть применены следующие способы.
- Для случаев, когда переносится часть отпуска:
— графы 1 — 3 и 5 остаются без изменения;
— в графах 4 и 6 одной чертой зачеркивается указанная информация и ниже либо на следующей строке вписывается количество фактически использованных дней отпуска и дата его окончания;
— графа 7 дополняется информацией о реквизитах приказа, на основании которого часть отпуска была перенесена на другой срок.
- Для случаев, когда переносится весь отпуск:
— в графах 1 — 7 информация об отпуске зачеркивается одной чертой;
— рядом с графой 7 или под ней указываются реквизиты приказа об отмене приказа о предоставлении отпуска.
- Как продлить ежегодный оплачиваемый отпуск (в том числе при выдаче больничного)
Шаг 1. Внесение изменений в табель учета рабочего времени >>>
Шаг 2. Оформление личной карточки >>>
В случае если имеются основания для продления отпуска (ч. 1 ст. 124 ТК РФ), отпуск продлевается автоматически на соответствующее количество дней (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Таким образом, приказ о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска оформлять не нужно, заявление от работника о продлении отпуска также не требуется.
Шаг 1. Внесение изменений в табель учета рабочего времени при продлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
При продлении отпуска в табеле учета рабочего времени по формам N Т-12, N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) необходимо зафиксировать период, в течение которого работник не мог использовать отпуск (например, период временной нетрудоспособности отмечается буквенным обозначением «Б» или цифровым — «19»). Необходимо также зафиксировать дни, на которые продлевается отпуск (отмечаются буквенным обозначением «ОТ» или цифровым «09»).
Шаг 2. Оформление личной карточки работника при продлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Отпуска, предоставляемые работнику в период работы у данного работодателя, учитываются в соответствующем разделе личной карточки (форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
В случае продления отпуска информация в отдельных графах личной карточки должна быть откорректирована.
Поскольку порядок внесения изменений не установлен, можно воспользоваться следующим способом:
— в графе 6 изменившаяся дата окончания отпуска зачеркивается одной чертой, после чего рядом с ней или ниже указывается новая дата;
— графа 7 дополняется информацией о документе (его вид и по возможности реквизиты), на основании которого изменилась дата окончания отпуска из-за его продления. В связи с тем что размеры графы не позволяют внести полную информацию, рекомендуется применять общепринятые сокращения (например, вместо листка нетрудоспособности — б/л).
Зачастую на практике применяется и иной способ заполнения (изменения) данных в личной карточке при продлении отпуска. Он заключается в том, что после издания приказа о предоставлении отпуска не заполняется графа 6 соответствующего раздела. Это делается для того, чтобы в случае продления отпуска в личной карточке отразить фактически использованное количество дней отпуска и реальную дату его окончания с учетом дней, на которые он был продлен. При этом общее количество дней отпуска остается без изменения.
Однако данный способ имеет свои недостатки. Они заключаются в том, что этот способ заполнения может вызвать путаницу при последующем подсчете дней неиспользованного отпуска, поскольку количество календарных дней отпуска (графа 4) будет меньше, чем при их подсчете от даты начала до даты окончания отпуска (графы 5 и 6). Также информация о продленном отпуске не будет соответствовать приказу о предоставлении отпуска, реквизиты которого указываются в графе 7.
- Как отозвать работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Шаг 1. Получение согласия работника на отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
После того как работодатель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить об этом работнику и получить от последнего согласие на отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Сообщить работнику о принятом решении можно различными способами — по телефону, телеграммой, по электронной почте.
Согласие работника должно быть оформлено письменно. В документе, в котором работник выражает согласие, он может указать время использования оставшейся части отпуска.
Обстоятельства, при которых требуется прервать отпуск работника, необходимо отразить в приказе об отзыве из отпуска или ином документе. Им может быть служебная или докладная записка на имя работодателя. В ней следует указать причину отзыва работника из отпуска и дату выхода на работу.
Как правило, на служебной или докладной записке руководитель ставит подпись (визирует документ) и в резолюции дает указание ответственному лицу получить согласие работника на отзыв и оформить отзыв работника из отпуска.
Шаг 2. Как издать приказ об отзыве работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
К моменту выхода работника на работу должен быть издан приказ об отзыве из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель может издать его в произвольной форме. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. С данным документом работник должен быть ознакомлен под подпись.
Шаг 3. Внесение изменений в график отпусков при отзыве работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Информацию об отзыве работника из отпуска необходимо внести в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату, в которую работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска. В графе 8 «Основание (документ)» нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату использования оставшейся части отпуска.
Шаг 4. Оформление личной карточки при отзыве работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Сведения об отзыве из отпуска необходимо отразить в личной карточке работника (форма N Т-2). В графе 4 разд. VIII «Отпуск» нужно указать количество использованных дней отпуска, а в графе 7 — реквизиты приказа о предоставлении отпуска и приказа об отзыве.
Если личная карточка уже была заполнена к моменту отзыва работника из отпуска, в разд. VIII после информации о предоставленном отпуске можно указать, что работник был отозван из отпуска, при этом нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска и количество фактически использованных дней.
Шаг 5. Ведение табеля учета рабочего времени при отзыве работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить в табеле как ежегодный основной оплачиваемый отпуск (буквенное обозначение «ОТ» или цифровое обозначение «09»). Дни, в которые работник работал в связи с отзывом из отпуска, фиксируются буквенным обозначением «Я» или цифровым «01».
Шаг 6. Перерасчет отпускных при отзыве работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Если в связи с производственной необходимостью на основании приказа работник был отозван из отпуска, бухгалтерия должна пересчитать отпускные, поскольку впоследствии средний заработок для начисления отпускных нужно будет рассчитать, исходя из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).