Как установить неполное рабочее время, в том числе при работе на полставки
Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше нормальной (т.е. менее 40 часов в неделю), установленная по соглашению сторон и оплачиваемая пропорционально отработанному времени.
Различаются следующие виды неполного рабочего времени:
— неполный рабочий день (смена): уменьшается только количество часов работы в день (смену), например ежедневно по четыре часа пять дней в неделю вместо установленных в организации восьми часов в день (смену);
— неполная рабочая неделя: уменьшается количество дней работы, например три дня в неделю по восемь часов вместо установленных пяти дней по восемь часов;
— смешанный, т.е. неполный, рабочий день (смена) и неполная рабочая неделя: уменьшается количество часов и дней работы, например три дня в неделю по три часа вместо пяти дней по восемь часов.
При установлении неполного рабочего дня необходимо помнить о существенных отличиях от сокращенной продолжительности рабочего времени. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.
Работники, работающие неполное рабочее время, пользуются такими же льготами и гарантиями, что и те, которым установлена нормальная продолжительность рабочего времени: время работы засчитывается в страховой стаж как полное рабочее время; выходные и праздничные дни предоставляются в соответствии с трудовым законодательством и т.д. (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Инициатива установления неполного рабочего времени может исходить от любой стороны трудовых отношений, т.е. такое время устанавливается как по просьбе работника, так и по инициативе работодателя.
3.1. Как оформить перевод на неполный рабочий день
Нормы Трудового кодекса РФ позволяют по соглашению сторон устанавливать неполное рабочее время любой категории работников организации (например, проходящим обучение в данной организации (ч. 2 ст. 203 ТК РФ)).
Однако существует определенный круг лиц, для которых работодатель обязан установить неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по их просьбе. К ним относятся (ч. 1 ст. 93, ст. 256 ТК РФ):
— беременные женщины;
— один из родителей (опекун, попечитель), имеющий ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
— лицо, осуществляющее уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке;
— женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, отец ребенка, бабушка, дед, другой родственник или опекун, фактически осуществляющий уход за ребенком и желающий работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия;
— аспиранты, обучающиеся заочно (ст. 173.1 ТК РФ).
3.2. Как оформить заявление об установлении неполного рабочего времени, в том числе неполного рабочего дня
Для установления неполного рабочего времени работнику, которому работодатель в силу закона обязан это сделать, необходимо написать соответствующее заявление, указав:
— желаемую продолжительность рабочего времени;
— вид неполного рабочего времени;
— дата, с которой работник просит установить неполное рабочее время.
К заявлению необходимо приложить документ, подтверждающий основание, в соответствии с которым работник требует установить ему неполное рабочее время (например, справку из женской консультации о беременности, о наличии иждивенцев, свидетельство о рождении ребенка, справку из органов местного самоуправления, ЖЭУ о составе семьи, листок нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи, справку, подтверждающую факт установления инвалидности ребенка, документ о назначении опекуном и т.п.). При отсутствии такого документа работодатель должен разъяснить работнику возможность отказа в установлении неполного рабочего времени. Это связано с тем, что обязанность работодателя возникает при наличии определенных обстоятельств, которые должны быть подтверждены. Поэтому во избежание спорных ситуаций работодатель может письменно затребовать от работника документы, подтверждающие право на установление неполного рабочего времени. Требование желательно оформить в двух экземплярах — один передается работнику, а другой с отметкой работника в получении остается у работодателя.
3.3. Установление неполного рабочего времени в соответствии с соглашением сторон по инициативе работника
Неполный рабочий день (смена) и (или) неполная рабочая неделя могут устанавливаться по соглашению между работодателем и работником (ст. 93 ТК РФ) как на определенный срок, так и бессрочно. Если неполное рабочее время устанавливается при приеме на работу, то условие о продолжительности времени работы закрепляется в трудовом договоре, а во время действия заключенного трудового договора — путем заключения дополнительного соглашения к нему (ст. 72 ТК РФ).
При достигнутой договоренности перед подписанием трудового договора в него вносятся сведения о продолжительности рабочего времени (например: «Работнику с 17.01.2010 устанавливается неполное рабочее время продолжительностью 30 часов в неделю»). Исходя из продолжительности времени работы прописывается режим рабочего времени, так как он будет отличаться от общих правил, действующих у данного работодателя (ст. 57 ТК РФ).
При изменении продолжительности рабочего времени после заключения трудового договора в дополнительном соглашении указываются новые условия и дата, с которой они вступают в силу. Если неполное рабочее время устанавливается на конкретный период, определенный соглашением сторон, то формулировка дополнительного соглашения может быть следующей: «Работнику с 27.01.2010 до 15.03.2010 устанавливается неполное рабочее время продолжительностью 25 часов в неделю». Здесь же указывается конкретный режим рабочего времени, т.е. продолжительность рабочей недели, время начала и окончания рабочего дня, перерывов и др.
Соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Затем один экземпляр вручается работнику, о чем на экземпляре работодателя проставляется отметка, заверенная подписью работника (ст. ст. 72 и 67 ТК РФ).
При установлении неполного рабочего времени по соглашению сторон работодатель освобождается от обязанности сообщать об этом в органы службы занятости (письмо Роструда от 17.05.2011 N 1329-6-1).
3.4. Как оформить приказ об установлении неполного рабочего времени, в том числе о приеме на 0,5 ставки
Если неполное рабочее время устанавливается при заключении трудового договора, то при оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу условие о виде рабочего времени вносится в унифицированную форму N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Такое условие можно указать в строке «Условия приема на работу, характер работы».
Как оформить приказ о переводе на неполное рабочее время, в том числе на 0,5 ставки
Если дополнительное соглашение заключается в процессе трудовой деятельности, в этом случае издается приказ об установлении неполного рабочего времени с указанием даты его установления, продолжительности рабочего времени и конкретного режима работы работника, отличающегося от общеустановленного. Данный приказ должен содержать срок установления неполного рабочего времени, если оно устанавливается на период, определенный соглашением сторон.
Унифицированной формы приказа об установлении неполного рабочего времени нет, поэтому организация разрабатывает его самостоятельно. В приказе нужно указать фамилию, имя, отчество работника, причину, по которой ему устанавливается неполное рабочее время (по соглашению сторон), и дату введения неполного рабочего времени (в случае необходимости — дату его прекращения либо истечения определенного соглашением сторон периода, на который оно установлено). В основании приказа следует указать реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору (в отдельных случаях — представленных работником документов, которые послужили причиной установления неполного рабочего времени). Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. В случае отказа работника от подписания приказа работодателю следует составить соответствующий акт.
3.5. Оформление табеля учета рабочего времени при установлении режима неполного рабочего времени по инициативе работника
Учет рабочего времени ведется по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Например, при заполнении формы N Т-13 в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника, для которого установлен режим неполного рабочего времени по его инициативе, проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени.
При установлении неполной рабочей недели дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные.
3.6. Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя
Нормами трудового права предусмотрена возможность установления неполного рабочего времени по инициативе работодателя. Установление такого вида рабочего времени, как неполное, сопровождается введением режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок не более шести месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).
Неполное рабочее время с установлением режима неполного рабочего дня и (или) неполной рабочей недели может быть введено только при наличии одновременно двух обстоятельств (ст. 74 ТК РФ):
— изменение организационных или технологических условий труда (изменение в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации или по результатам специальной оценки условий труда, структурная реорганизация производства) (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, п. 1 ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ). Ленинградский областной суд в Определениях от 03.02.2010 N 33-511/2010 и от 27.01.2010 N 33-284/2010 указал на правомерность установления режима неполного рабочего времени в организации, поскольку работодатель представил доказательства изменения организационных условий труда и технологии производства;
— возможное наступление в результате проводимых работодателем изменений таких последствий, как массовое увольнение работников. Критерии массового увольнения в соответствии с ч. 1 ст. 82 ТК РФ определяются отраслевыми и (или) территориальными соглашениями (например, п. 3.3 Отраслевого соглашения между Министерством культуры РФ и Российским профсоюзом работников культуры на 2015 — 2017 годы). Примером документа, на основании которого могут быть разработаны критерии массового увольнения с учетом особенностей организации, является Положение об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения (утв. Постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 N 99).
3.7. Порядок введения неполного рабочего времени по инициативе работодателя
Порядок действий при введении неполного рабочего времени по инициативе работодателя должен быть следующим:
— принятие решения работодателем (издание приказа) с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии);
— уведомление органов службы занятости;
— уведомление работников;
— при согласии работника на продолжение работы — подписание дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора, а при отказе — издание приказа об увольнении.
Введение неполного рабочего времени завершается его отменой.
В первую очередь перед уведомлением работников о предстоящем изменении условий их работы необходимо составить приказ, в котором будет обоснована и документально подтверждена необходимость уменьшения часов работы и, как следствие, размера заработной платы работников. При подготовке приказа об установлении неполного рабочего времени с конкретным режимом работы работодатель должен учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (далее — профсоюз) в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ. Отмена неполного рабочего времени и возврат к прежнему режиму работы до истечения срока, на который неполное рабочее время было установлено, также производятся с учетом мнения профсоюза.
Данный приказ также может устанавливать порядок поэтапного снижения количества часов работы и другие связанные с этим процедуры. В таком документе следует указать причины вводимых изменений, наименования структурных подразделений или мест работы, для которых предполагается ввести изменения, конкретный режим работы (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя), период действия вводимого режима, а также разграничить полномочия должностных лиц (например, дать указания отделу кадров ознакомить работников с предстоящими изменениями, а бухгалтерии — осуществлять выплаты в соответствии с уменьшением рабочего времени). Дата введения режима неполного рабочего времени определяется с учетом срока, необходимого для предстоящего уведомления работников, т.е. не ранее чем через два месяца после издания приказа. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому организация разрабатывает его самостоятельно.
В течение трех рабочих дней после принятия решения (издания приказа) о введении режима неполного рабочего времени работодатель обязан письменно сообщить об этом в службу занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1, письмо Роструда от 17.05.2011 N 1329-6-1).
Форма для извещения службы занятости не установлена, поэтому работодатель может направить его в произвольной форме. Обращаем внимание, что региональными центрами занятости могут быть предусмотрены особые формы подачи сведений о введении режима неполного рабочего времени. Поэтому рекомендуется предварительно уточнять, по какой форме необходимо предоставлять такие сведения.
Важно! За непредоставление или несвоевременное предоставление в службу занятости сведений о введении режима неполного рабочего времени, а также их предоставление в искаженном виде работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ.
Закон не ограничивает количество случаев введения неполного рабочего времени в организации, но в каждом из них работодатель должен иметь документальное подтверждение причин установления такого режима, поскольку при возникновении спора придется доказывать необходимость его введения (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
Если в приказе об установлении неполного рабочего времени с введением режима неполного дня или неполной рабочей недели не указана конкретная дата окончания работы в таком режиме или режим отменяется досрочно, то работодатель должен издать приказ об отмене режима, заключив дополнительное соглашение с работниками.
3.8. Уведомление работников о предстоящем введении неполного рабочего времени
На основании приказа о введении неполного рабочего времени с указанием режимов работы работодатель уведомляет работников о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, повлекших необходимость таких изменений. Уведомить в письменной форме под роспись нужно каждого работника не позднее чем за два месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). При отказе от подписи составляется соответствующий акт.
В уведомлении целесообразно указать, что при несогласии с изменениями работник должен письменно сообщить об этом работодателю, и установить для этого соответствующий срок. В любом случае работодателю необходимо получить письменное доказательство принятия того или иного решения (согласия или отказа).
Также в уведомлении рекомендуется отразить информацию о том, что в случае несогласия работник будет уволен в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Если работник отказывается от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня и (или) неполной рабочей недели, то трудовой договор расторгается по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В таком случае работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации (ч. 6 ст. 74 ТК РФ).
3.9. Заключение дополнительного соглашения с работником при введении неполного рабочего времени по инициативе работодателя
При установлении неполного рабочего времени с введением режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели по инициативе работодателя в соответствии с приказом по организации с работниками, готовыми продолжать работу в измененных условиях, заключается дополнительное соглашение. В нем указываются новые (измененные) условия, т.е. режим рабочего времени и размер оплаты.
Работодатель также обязан заключить дополнительное соглашение с работниками при отмене режима неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, если дата окончания изначально не определена или установленный режим отменяется досрочно.
3.10. Оформление трудовой книжки и личной карточки работника в связи с установлением неполного рабочего времени
Сведения об установлении неполного рабочего времени в трудовую книжку не вносятся (ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)).
Информация о неполном рабочем времени также не указывается и в личной карточке работника (форме N Т-2), поскольку она не связана с приемом, постоянным переводом на другую работу и другими сведениями, подлежащими внесению в данную форму.
3.11. Оформление табеля учета рабочего времени при установлении режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя
Учет рабочего времени ведется по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Например, форма N Т-13 заполняется следующим образом: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника, для которого установлен режим неполного рабочего времени по инициативе работодателя, проставляется буквенный (НС) или цифровой (25) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени.
При установлении неполной рабочей недели дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные.
Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время {КонсультантПлюс}