Документ предоставлен КонсультантПлюс
«ЭЖ-Юрист», 2015, N 34
РАЗЪЕЗДНОЙ СОТРУДНИК
Во многих организациях есть работники, которые основную часть своего рабочего времени проводят в разъездах: курьеры, водители-экспедиторы, страховые агенты и т.п. Разъездной характер работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором и имеет ряд особенностей.
Понятие «разъездная работа»
Трудовой кодекс РФ не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы.
Определение разъездного характера работы можно найти в некоторых ведомственных нормативных актах. В частности, в абз. 2 п. 2 Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации (утв. Приказом МВД России от 15.11.2011 N 1150) говорится, что под разъездным характером работы понимается работа сотрудников, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. А в п. 2 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), определено, что разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.
Роструд в Письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗ указал на то, что служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.
Кроме того, не следует путать разъездную работу с работой, выполняемой в пути, или с работой, которая носит подвижный характер.
Работа характеризуется как работа в пути, если трудовые функции работников осуществляются в процессе движения транспортного средства, например проводников, стюардесс, водителей автобусов, кондукторов, капитанов судов и др. Подвижный же характер работы связан с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства (например, у строителей, монтажников, охранников, лесозаготовителей и т.д.).
Из вышесказанного следует, что разъездной считается работа, при выполнении которой трудовая функция работников связана с постоянными перемещениями по объектам, расположенным на значительном расстоянии от места размещения организации, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
Возмещение расходов
В соответствии с ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно ст. 129 ТК РФ, являются элементами оплаты труда работников и включаются в их заработную плату.
Выплата таких надбавок к заработной плате не требует какого-либо документального подтверждения. Основаниями для их начисления являются положения коллективного или трудового договора, в котором предусмотрен разъездной характер работы и установлен фиксированный размер надбавок, не зависящий от фактически понесенных расходов.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей (Письмо Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).
В отличие от надбавок за разъездной характер работы компенсации, подлежащие выплате по этому основанию, необходимо документально подтвердить. В качестве документов, подтверждающих разъездные расходы, организацией могут быть представлены:
— документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);
— документы, подтверждающие оплату расходов (проездные билеты, квитанции, чеки на бензин и т.п.).
Минтруд России в Письме от 30.09.2014 N 17-4/В-462 обратил внимание на то, что в случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы.
Налоги и страховые взносы
Необходимо отличать компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда (надбавки за разъездной характер работы), от компенсационных выплат, установленных в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей). Это связано с тем, что компенсации, предусмотренные ст. 164 ТК РФ:
— не образуют объекта обложения по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
— не облагаются страховыми взносами (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»);
— учитываются при расчете налога на прибыль в прочих расходах (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В то же время выплаты, определенные ст. 129 ТК РФ, образуют объект обложения страховыми взносами и НДФЛ. Данные выплаты при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются в качестве расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.
Документальное оформление
Трудовым законодательством четко не определен порядок документального оформления разъездного характера работы. Однозначно установлено только то, что условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ говорится, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Практический опыт показывает, что перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать не в коллективном договоре, а в локальном нормативном акте. Это связано с тем, что данные могут меняться исходя из потребностей организации, а внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры. Так, перечень должностей работников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом руководителя организации, а в положении о разъездном характере работ прописать порядок возмещения работникам расходов и определить формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок сотрудников.
Кроме того, в должностных инструкциях или иных документах, определяющих круг должностных обязанностей работников, необходимо прописывать, что их работа носит разъездной характер.
По вопросу заполнения табеля учета рабочего времени (формы N Т-12 или N Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) следует отметить следующее.
Если работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлена ежемесячная надбавка за разъездной характер работы, в табеле надо отмечать рабочее время кодом «Я», поскольку сотрудники, находясь в разъездах, исполняют свои трудовые обязанности.
Если же установлены компенсационные выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, то нужно проставлять иной буквенный код. Приказом работодателя можно установить новый код, например «СП» (служебные поездки). Это связано с тем, что если в табеле учета рабочего времени служебные поездки работников отмечать кодом «Я», то фактически получится, что работники не были направлены в служебные поездки и находились на рабочих местах по месту нахождения работодателя. В этом случае сложно будет доказать необходимость возмещения сотрудникам расходов, связанных со служебными поездками.
А.Колинько
Юрист
г. Москва
Подписано в печать
28.08.2015